Хранение архивов

Согласно действующему законодательству, организации должны хранить свою документацию в течение определенного срока (5 лет, если не ошибаюсь). Для организаций с большим документооборотом (я имею ввиду именно бумажные документы) это может представлять серьезную проблему и серьезные затраты.

Для хранения документов понадобится помещение с постоянной влажностью, можно и не отапливаемое. Документы укладываются в коробки, шифруются для удобства поиска, расставляются по стеллажам и ждут своей участи. Возможно, что некоторые документы необходимо будет предоставить заказчику для подтверждения (уточнения) информации.

Не исключено, что такового запроса не последует. В этом случае, через оговоренной время заказчик даст команду на уничтожение старшей части архива (это наш бонус, теперь документы официально становятся вторсырьем) и завезет на хранение новую порцию.

При должной постановке дела на обслуживание такого хранилища требуется минимум сотрудников. Основной проблемой вижу установку дорогостоящей системы автоматического пожаротушения.

Практически в прошлой жизни я работала в администрации города. Все казалось бы солидно, крупные чиновники, большие зарплаты, приемные, секретарши и прочая мишура. Но. Документы хранились в подвальном помещении в коробках.

Отправлено спустя 40 секунд:
Так думаю, что они там так и хранятся.

Есть свое архивное помещение в организации, и часть документов специфических находят под отдельным замком. Хотя по сути фирма занимается продажами. И ни при каких обстоятельствах свои документы на временное хранение никому не позволят отдать. Потому что это коммерческая тайна и никакой договор не защитит от утечки данных. Поэтому есть ли смысл в этом? Кто рискнет отдать свои документы непонятно кому? Лучше будут хранить пять лет в подвале или кладовке, а потом утилизировать. А риски какие? Допустим привезли Вам 3 тонных архива, кто будет сверять по описи? Никто, а потом в случае пропажи одной бумажки все вопросы к вам (а ее там возможно и не было).
Да и уничтожение просто так не происходит, каждую накладную необходимо списывать - это трудоемкий и долгий процесс. Не знаю, по-моему идея не имеет перспектив.

MaxSemenov писал(а): Не знаю, по-моему идея не имеет перспектив.

Скорее всего так и есть. Да и пользуешься этим архивом периодически по необходимости. А он под боком и ездить никуда не надо, запросы писать, бюрократию разводить.

Вот если рассмотреть вопрос с утилизацией - гораздо интереснее. Многим надо утилизировать, вот только на повторную переработку его отдавать не хотят. В этом направлении подумать можно.

MaxSemenov писал(а):Вот если рассмотреть вопрос с утилизацией - гораздо интереснее. Многим надо утилизировать, вот только на повторную переработку его отдавать не хотят. В этом направлении подумать можно.

В Москве видел - услуга называется выездной шредер. Приезжает к Вам автомобиль типа Газель. И при Вас измельчают всю документацию на мелкие, мелкие кусочки.

admin писал(а):
MaxSemenov писал(а):Вот если рассмотреть вопрос с утилизацией - гораздо интереснее. Многим надо утилизировать, вот только на повторную переработку его отдавать не хотят. В этом направлении подумать можно.
В Москве видел - услуга называется выездной шредер. Приезжает к Вам автомобиль типа Газель. И при Вас измельчают всю документацию на мелкие, мелкие кусочки.

Вот это что-то новенькое.

Интересно насколько занята эта ниша?
Погуглила, они работают даже круглосуточно и без выходных.

Значит есть потребность (прямо как ломбарды

).
А самим в компанию нельзя купить шредер?

Купить шредер измельчитель можно, если компанию крупная и цена оборудования не сильно волнует. Так то они не дешевые.

admin писал(а):
MaxSemenov писал(а):Вот если рассмотреть вопрос с утилизацией - гораздо интереснее. Многим надо утилизировать, вот только на повторную переработку его отдавать не хотят. В этом направлении подумать можно.
В Москве видел - услуга называется выездной шредер. Приезжает к Вам автомобиль типа Газель. И при Вас измельчают всю документацию на мелкие, мелкие кусочки.

Кстати хорошая идея, не у всех будет желание покупать шредер ("Будет стоять пылится только"), а так вполне жизнеспособно. А оплата там какая была? Почасовая или от количества?

MaxSemenov писал(а): Потому что это коммерческая тайна и никакой договор не защитит от утечки данных. Поэтому есть ли смысл в этом? Кто рискнет отдать свои документы непонятно кому? Лучше будут хранить пять лет в подвале или кладовке, а потом утилизировать. А риски какие? Допустим привезли Вам 3 тонных архива, кто будет сверять по описи? Никто, а потом в случае пропажи одной бумажки все вопросы к вам (а ее там возможно и не было).

Не вижу никаких проблем. Есть договор ответственного хранения, который описывает всю ситуацию в целом. Архив возят не тоннами, а грузовыми местами (единицами хранения), для этого существуют специальные короба. Конфиденциальность (то есть целостность грузового места) также можно обеспечить благодаря использованию специальных индикаторов несанкционированного доступа - пломбы, в том числе и номерные, этикетки, меняющие внешний вид при отклеивании. Механические повреждения коробов легко определить визуально.

MaxSemenov писал(а):
admin писал(а):
MaxSemenov писал(а):А оплата там какая была? Почасовая или от количества?

Утилизация вроде бы на килограммы привязанная.

Допустим по этому договору у стороны, которая взяла на хранение документы есть определенная ответственность. Финансовая, например. Но в случае утери некоторых документов, эта компенсации не всегда будет адекватным ответом на убытки. Либо может произойти просто утечка информации, не смотря на средства предупреждения. Договор ответственного хранения по сути никак не защищает, бумага для спокойствия.
Анна тоже правильно заметила, про необходимость обращения к этим документам. Что если для налоговой проверки понадобится снять копию за 3 месяца, гнать его обратно в фирму? Отправлять специалиста не место? А если нужно срочно найти одну накладную - отправлять запрос, ждать. Не совсем удобно.
Не вижу плюсов в таком архиве. Маленькой фирме будет достаточно нескольких стеллажей. Серьезная не рискнет кому-то передавать свои документы.

MaxSemenov писал(а): Договор ответственного хранения по сути никак не защищает, бумага для спокойствия.
Анна тоже правильно заметила, про необходимость обращения к этим документам. Что если для налоговой проверки понадобится снять копию за 3 месяца, гнать его обратно в фирму? Отправлять специалиста не место? А если нужно срочно найти одну накладную - отправлять запрос, ждать. Не совсем удобно.
Не вижу плюсов в таком архиве. Маленькой фирме будет достаточно нескольких стеллажей. Серьезная не рискнет кому-то передавать свои документы.

Зачем гнать специалиста? Зачем вскрывать единицу хранения? Есть реестр документов, шифром помечен короб, где она находится. Весь короб отправляется курьерской компанией заказчику. Вот и все.
Достаточно будет несколько стеллажей - хорошо. По опыту скажу, что для хранения информации по филиалу транспортной компании, которой я руководил за 2 года накопилось документов столько, что пришлось арендовать помещение площадью 9 кв.м. и нанимать на работу девушку-архивариуса. Потому как за день работы мы оформляли около 300 комплектов документов только по обороту клиент-компания, не считая собственно бухгалтерских.

И если вы считаете пустой бумажкой договор определяющий отношения Хранителя и Поклажедателя... то собственно о чем говорить далее? Я имел такие договора и работал по ним. Там прописаны весь порядок работ, включая доступ на склад, условия хранения, влажность, температурный режим, отражение Хранителем процессов происходящих на складе в программе Поклажедателя.

Безусловно, есть момент конфиденциальности, но принципиально он ничего не меняет. Конфиденциальность не может быть нарушения без нарушения целостности упаковки документов. Что же касается ответственности - все оговаривается. На то есть разногласия по договору.

Вы представляете объем, который может понадобится для налоговой проверки? 3 месяца работы фармацевтической компании, это если измерять в "коробах" около 80 коробок из под бумаги. Курьерской доставкой туда сюда отправлять? На опережение скажу, да такие объемы запрашивают и приходится ксерить, сканировать, сшивать и отправлять в проверяющие органы.
По поводу архивариуса, а в случае появления подобной компании архивом никто заниматься не будет? Или все эти обязанности накладываются на сторонних специалистов? А как же тогда тайна? Логику не совсем понял, девушка-архивариус и так, и так нужна при большом объеме документов.
Да в этом конкретном случае, когда некоторые документы имеют многомиллионную ценность я считаю договор пустой бумажкой. Либо мы с Вами живем в разных странах.

P.S. Как часто в филиале транспортной компании Вам приходилось обращаться к архиву?

Друзья, мы говорим о бесконечном развитии и новом эволюционном витке бюрократии. Не забывайте о том, что есть обычные городские архивы, которые за чисто символическую плату оказывают услуги хранения. Но у меня обращалась знакомая туда за справкой, так ей подготовили нужное "всего лишь" за полгода.

MaxSemenov писал(а): P.S. Как часто в филиале транспортной компании Вам приходилось обращаться к архиву?

Примерно раз в месяц, по запросу из Москвы для подтверждения факта выдачи товара делали копию комплекта документов: экспедиторская расписка с подписью, доверенности на получение груза (разовая или годовая). У меня все было заточено не на период выдачи груза, а на машину, в которой он пришел. На тот период дата выдачи еще не фиксировалась в 1С, а даные по машине были. НО, БОЛЬШОЕ НО - там цена вопроса (по запросам) была приличная.

MaxSemenov писал(а): Либо мы с Вами живем в разных странах.

Не далее как в пятницу, 3 февраля помогал мужикам - курьерам уматывать целую тележку коробов с документами, отправляли в Москву. Коробки фирменные, с транспортировочными прорезями, есть логотип компании хранителя. Так что страна одна, просто отношение к порядку разное.

У нас в среднем в архив приходится обращаться 1 - 2 раза в неделю, это в спокойные будни. И смысла где-то в другом месте его размещать нет? И я думаю, что таких фирм, которым архив нужен под рукой не одна.

В частные архивы, как предлагает автор, обращение будет крайне редким , исходя из опыта. Да и переплачивать лишний раз зачем за не совсем первонеобходимые услуги?

Оборудование и идеи для малого бизнеса

Хранение архивов

Быстрый ответ